easy invoice

easy invoice verarbeitet tausende Rechnungen: intelligent, automatisch und vor allem in wenigen Sekunden. Mit der Digitalisierung ihres Rechnungsmanagements sparen easy invoice Kunden massiv Zeit. Kunden können jederzeit und standortunabhängig Rechnungen prüfen, freigeben und archivieren.

Egal auf welchem Weg die Rechnung eingeht – mit easy invoice gibt es keine Verzögerung: Scan-ins, E-Mails oder verschiedene e-Rechnungsformate erkennt und erfasst die Software problemlos. Lieferantenstammdaten werden schnell und automatisch mit den Rechnungen im ERP-System abgeglichen. Automatisch werden die Rechnungen an den richtigen, vorab festgelegten Prüfer und Freigeber weitergeleitet, sodass der Aufwand so gering wie möglich ist. Für maximale Sicherheit stellt easy invoice sicher, dass bestimmte Rechnungen von vier oder mehr Augen geprüft werden.

Bei Bedarf können Kunden ihren Lieferanten auch ein Self-Service-Portal zur Verfügung stellen. Damit sichern Kunden nicht nur die Qualität der Lieferantenstammdaten, sondern arbeiten effektiv schneller und immer auf dem neusten Stand.

Formatvielfalt und treffsichere Erfassung
Für easy invoice macht es keinen Unterschied, ob Ihre Rechnungen noch per E-Mail und angehängtem PDF, schon im ZUGFeRD- oder im XRechnung-Format eintreffen. Jede Eingangsrechnung prüft easy invoice automatisch auf GoBD-Konformität. Die wesentlichen Inhalte der Rechnung ermittelt easy invoice währenddessen automatisch. Am Anfang steht der Rechnungskopf samt Kreditor, es folgen daraufhin sowohl Rechnungsdatum und Gesamtbetrag wie auch die Rechnungspositionen.

Workflows erledigen den Job und sichern Prozesstreue
Die einzelnen Arbeitsabläufe und -schritte, wie z.B. zur Prüfung und Freigabe von Rechnungen, steuert easy invoice standardisiert. Gleichwohl lassen sich diese Workflows flexibel an die Unternehmensanforderungen wie auch an die des eingesetzten ERP-/FiBu-Systems anpassen. Der Prüfungsprozess bis hin zur Buchung kann dabei über mehrstufige und Vieraugen-Prüfschritte gesteuert werden und lässt sich flexibel an die Erfordernisse Ihres Unternehmens anpassen. Natürlich bietet easy invoice ebenfalls den Prüfprozess ohne Benutzerinteraktion an.

Automatisch bis zur Buchung und Ablage
Im Anschluss an die initiale und automatische Prüfung der Rechnung plus nachfolgender Freigabeprozesse befindet sich die Eingangsrechnung auf der Prozessstrecke hin zur Buchung. Alle notwendigen Rechnungsinformationen ermittelt easy invoice währenddessen automatisch und sendet diese an das angebundene ERP-System. Zu diesem Zeitpunkt sind bereits alle notwendigen Prüfschritte vollzogen. Folglich lässt sich die Buchung und Zahlung der Eingangsrechnung auch im letzten Schritt ohne manuellen Eingriff der Prozessbeteiligten automatisch durchführen.

Monitoring und Überwachung
Potenzielle Verzögerungen im Eingangsrechnungsprozess erkennt das eingebaute Eskalationsmanagement von easy invoice sofort. So schaffen Sie ein abteilungsübergreifendes Prozessmonitoring. Potenzielle Störungen und auftretende Probleme meldet das Eskalationsmanagement während des Rechnungsprozesses an zu definierende Personen. Selbstverständlich sorgt easy invoice auch dafür, den gesamten Prozessablauf der abgeschlossenen Vorgänge auch rückblickend auszuwerten.

Integrierte und anpassbare Dashboards
Den schnellen Überblick auf aktuelle Prozesse und Vorgänge liefert Ihnen easy invoice gleich nach der Anmeldung im Backend. Danach erscheint das auf die jeweilige Anwenderrolle zugeschnittene Dashboard. Aus einer Vielzahl von vordefinierten Gadgets lässt sich das Dashboard an Aufgabenbereich des Anwenders anpassen und konfigurieren. So sieht der Anwender nur die Elemente im Dashboard, die für dessen alltägliche Arbeit relevant und notwendig sind. Das können Termine oder Aufgaben, neue oder zuletzt genutzte Objekte, aber auch Prozess-Kennzahlen sein. Diese Kennzahlen lassen sich idealerweise in grafischen Auswertungen darstellen und z.B. fürs Reporting nutzen.

easy invoice – perfekt integriert (in vor- und nachgelagerte Purchase-to-Pay-Prozesse)
easy invoiceintegriert sich in nahtloser Manier in die Purchase-to-Pay-Prozessstrecke von easy P2P. Mit easy P2P gelangen Sie zur einfach bedienbaren, sicheren und eleganten Standard-Lösung für die Unterstützung des gesamten P2P-Prozesses von der Bedarfsmeldung über Bestellung und Lieferung bis zur Rechnungsverarbeitung. In diese Lösung floss die Expertise aus gut 30 Jahren Projekterfahrung und hunderten invoice-Installationen ein. Außerdem schaffen Sie mit invoice die Basis für eine Vielzahl von Solutions, die Sie dabei unterstützen, weitere Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen zu optimieren.