Die Ausgangssituation
Aufgrund einer Konzernentscheidung sollte das bisherige ERP-System der Baumit abgelöst werden. Die Entscheidung für ein neues ERP-System fiel auf Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management, das stufenweise und national implementiert werden sollte. Die wesentlichen Beweggründe dafür sah die Baumit in der Aktualität des Systems und der Möglichkeit, interne Vorgänge und Prozesse weiter zu optimieren.
Ein wesentliches Ziel der nationalen Implementierung bestand darin, Unternehmensprozesse so zu optimieren, dass Mitarbeitende entlastet werden. Dies sollte bspw. durch eine detaillierte Informationsweitergabe an Transportunternehmen via Schnittstelle und eine Automatisierung von Gebühren- und Zuschlagsermittlungen realisiert werden. Zudem sollten Siloprozesse mithilfe einer Bestandsführung optimiert und erweitert sowie eine bessere Abwicklung an den Silostandplätzen erreicht werden.
Die Herausforderung
Die bereits angesprochene Siloverwaltung stellte eine große Herausforderung im Rahmen der Implementierung dar. Microsoft Dynamics 365 enthält ursprünglich keinen Standard, der für die Baumit und ihre Anforderungen eingesetzt werden konnte. Daher galt es, eine neue Lösung zu entwickeln, die individuelle Bedürfnisse aufgreift und eine optimale Abwicklung der Silostandplätze sicherstellt. Zudem waren die Kundenbeziehungen der Baumit GmbH von komplexen Preisstrukturen geprägt. Im Ursprung von Microsoft Dynamics 365 war es nicht möglich, diese Strukturen in Gänze abzubilden. Daher musste auch hier der Standard an die individuellen Anforderungen angepasst und optimiert werden.
Die Lösung
Die von uns entwickelte Projekt-Lösung wurde speziell auf die Anforderungen der Baumit und ihre 600 Mitarbeitenden zugeschnitten. Die gezielte Verbesserung und Automatisierung der Informationsweitergabe an Transportunternehmen sowie Gebühren- und Zuschlagsermittlungen brachten den gewünschten Nutzen: Mitarbeitende in ihrem Arbeitsalltag entlasten. Durch individuelle Modifikationen von Microsoft Dynamics 365 verläuft die Siloverwaltung transparenter und effizienter. Im Laufe des Projekts wurde außerdem anstatt einer On-Premise-Software eine cloudbasierte Lösung gewählt, um eine schnelle Einsatzbereitschaft, eine hohe Skalierbarkeit sowie eine Entlastung des IT-Personals zu gewährleisten.
Innerhalb des Projekts haben wir zudem auf FastTrack gesetzt - einen von Microsoft bereitgestellten Dienst, der cloudbasierte Lösungen wie die der Baumit GmbH reibungslos einführt und die Akzeptanz der Endnutzenden steigert. So konnte sichergestellt werden, dass die ERP-Einführung durch ein begleitetes Onboarding-Programm auf allen Ebenen Erfolg verspricht.
Nach der Implementierung stellten wir fest, dass der manuelle Arbeitsaufwand der Baumit GmbH bei der Verarbeitung von Zahlungsavisen nach wie vor sehr hoch ist. Es galt daher die Automatisierung von Zahlungsavisen abzulösen, die mittels individueller Programmierung im Altsystem realisiert war. Die manuellen Prozesse wurden durch modulare Lösungen innerhalb der Cloud durch ein an das MT940-Modul angelehntes Format so automatisiert, dass sie ab sofort komfortabler verarbeitet werden können.
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