ELO Digital Office GmbH

Highlights

ELOprofessional wurde flächendeckend auf allen 1.600 Arbeitsplätzen installiert, fünf Server arbeiten für das System. Die „alten“ Kunden- belege und RDMS-Dokumente wurden ins ELO Archiv übernommen. Dabei wurden vom Raiffeisen Dokument Management System (RDMS) pro Nacht 100.000 Dokumente ins ELO Archiv übertragen. Insgesamt liegen im ELO Archiv bereits 850.000 graphometrisch unterschriebene Schalterbelege und rund 7.350.000 Periodenauszüge.

ELO wurde über die Standard-Schnittstellen in die Bankanwendung am Schalter und im Verwaltungsbereich integriert. Der ELO Java Client, eine aktuelle technologische Plattform, findet sowohl im Innen- bereich als auch im Schalterbereich Anwendung. Beispielsweise werden die Dokumente zur Identifikation des Kunden direkt am Schalter eingescannt und in ELO gespeichert – das Fotokopieren entfällt. Die unterschriebenen Verträge werden in der ELO Postbox optisch erfasst und über die Magazin-Verwaltung materiell abgelegt. Dabei wird das Dokument mit einer eindeutigen Magazinnummer versehen.

Fazit und Ausblick

Auf Grund der hohen Anforderungen an die Integration waren die Arbeiten bei der Implementierung von ELOprofessional sehr kom- plex. Es galt viele Herausforderungen zu meistern, beispielsweise die Anbindung an das Berechtigungssystem oder die Verwaltung von 47 Banken in ELO. Mit engagierter und professioneller Teamarbeit wurde schließlich die Performance der ELO Datenbank noch weiter erhöht.

Die Optimierungen durch ELO sind klar erkennbar: schnellere Suche der Dokumente, flexible Baumstruktur der Verzeichnisse im Archiv, einfache Verwaltung der Dokumente, Steuerung der Dokument- zugriffe und zentrale Ablage in ein einziges Archiv. Die Einarbeitungs- zeit der rund 1.600 ELO Nutzer bei Raiffeisen war relativ gering, da ELOprofessional sehr anwenderfreundlich ist. Daher haben die Mitar- beiter das neue System schnell angenommen.

Die künftigen Ziele des Raiffeisenverbands Südtirol sind die Nutzung der Workflows für das Prozessmanagement sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung der Funktionen in ELOprofessional und der umge- benden Systeme. Elmar Weiss, Abteilungsleiter beim Raiffeisenver- band Südtirol ist daher rundum zufrieden: „Die Digitalisierung hat längst auch die Banken erreicht. In Kürze können Verträge in der Bank und im Raiffeisen Online Banking elektronisch unterschrieben und in einem zentralen Archiv abgelegt werden. Darauf sind wir mit ELOprofessional sehr gut vorbereitet.“

Das Problem: Ohne klare Regelung, welche Informationen wo abgespeichert werden sollen, wird eine Ablage schnell unübersichtlich und die Daten werden teilweise auch redundant abgelegt (Mehrfachspeicherung). Das erschwert später die Suche nach den benötigten Informationen. „Zudem ist das Bedürfnis nach Mobilität gewachsen. Für mehr Effizienz und Sicherheit bei der Arbeit sollten die Mitarbeitenden auch via Smartphone und Tablet schnell Zugang zu wichtigen Informationen erhalten“, so Wirz weiter.

Aus der Abteilung Organisation und Informatik (OIZ) der Stadt Zürich und den IT-Verantwortlichen der Stadtpolizei formierte sich ein Kernteam, das mit Unterstützung der ELO Digital Office CH AG das DMS-System ELOenterprise sowie die App ELO for Mobile Devices implementierte und bei der Entwicklung des ELO Outlook Client als Schnittstelle zum E-Mailsystem mitwirkte. Dieser ist seit 2013 in Betrieb.

Hohe Anforderungen gestellt

Gesetzliche Vorschriften an die Aufbewahrung von geschäftsrelevanten Dokumenten, die Vernetzung mit den verschiedenen Dienstabteilungen und Behörden, eine zentrale Ablage von Office Dokumenten und E-Mails in eine gemeinsame Ordnerstruktur, ausgefeilte Suchfunktionen sowie differenzierte Zugriffsberechtigungen – dies alles stellte hohe Anforderungen an die Projektverantwortlichen der Stadtpolizei Zürich.

Aktuell arbeiten rund 2‘200 Mitarbeitende der Stadtpolizei der Stadt Zürich mit ELOenterprise, in dessen Basisarchitektur mehrere Clienttypen installiert sind. Der ELO Outlook Client und der ELO Mobile Client auf iPad und iPhone sind Standard, der ELO Java Full Client ist für intensive Nutzer vorgesehen. Dies verdeutlicht den enormen Umfang des Projektes.

Neben der Definition der Zugriffsberechtigungen stellten sich auch Fragen zur Ordnung, zum Themenbaum und zur Verschlagwortung der Dokumente im DMS-System und im Intranet.

„Die Indexierung der vielfältigen Inhalte und deren Verknüpfungen sind mit einem grossen Aufwand verbunden. Sorgfalt zahlt sich aber aus, sichert sie doch die Qualität und Anwendungsfreundlichkeit des Archives“, so Wirz.

Doch bevor man mit den verschiedenen Tools arbeiten kann, muss man sie kennenlernen. „Dank sorgfältiger Instruktion der Mitarbeitenden wuchs das Vertrauen in die neue, zentralisierte digitale Datenverwaltung und stiess schnell auf Akzeptanz“, erzählt Wirz. „Auch, weil die Infobeschaffung mobil wurde.“

Unabhängig von Ort und Zeit

Der Zugriff auf digital archivierte Dokumente via iOS-Geräte (iPhone und iPad) war der Stadtpolizei Zürich ein grosses Anliegen. Denn eine rasche, ortsunabhängige Informationsbeschaffung erhöht die Effizienz und Reaktionsschnelligkeit der Polizistinnen und Polizisten im täglichen Einsatz. „Der Zugriff auf E-Mails, Dienstanweisungen und wichtige Hintergrundinformationen hilft, direkt vor Ort Entscheidungen zu treffen, schnell zu handeln und Fragen aus der Bevölkerung zu beantworten“, erklärt Wirz.

Bei der Einführung stellte sich jedoch die Frage bezüglich der Datensicherheit. Eng zusammen mit der Verwaltung der rund 2‘500 mobilen Devices ist ein umfassender Betrieb von ELO for Mobile Devices innerhalb der städtischen Sicherheitsrichtlinien sicherzustellen. Schliesslich kommen zu jedem Device Zugriffsrechte, eine SIM-Karte und ein entsprechendes Abonnement hinzu.